O que é ERP ?

O termo ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, que traduzindo literalmente significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Desde que surgiu o conceito de empresa como sendo várias pessoas trabalhando com um objetivo comum, surgiu também a necessidade de se administrar este esforço coletivo. Era preciso planejar o uso dos diversos recursos da empresa: recursos humanos, materiais e financeiros.

Durante séculos, o controle destes recursos foi feito de forma manual. Os registros eram separados em diversos livros, com informações sobre clientes, produção, funcionários, vendas, estoques, finanças, etc. Manter estes registros atualizados era um trabalho que demandava muito tempo e a máxima atenção das pessoas responsáveis para que não houvessem erros que levassem a uma informação equivocada.

Com o desenvolvimento dos computadores na segunda metade do século XX, a informática começou a chegar nas empresas, permitindo uma gradual automatização destes controles internos. Surgiram então os primeiros programas de computador voltados para o gerenciamento dos diversos setores de uma empresa. Devido a sua função, estes programas foram denominados sistemas ERP, que numa tradução mais moderna podemos substituir por sistemas de gestão empresarial.

 

PRA QUE SERVE UM ERP ?

Um sistema ERP é um software, isto é, um programa de computador ou um conjunto de programas que funcionam de forma integrada com o objetivo de controlar os diversos departamentos de uma empresa, tais como: compras, produção, logística, estoques, vendas, finanças, contabilidade, recursos humanos, dentre outros.

As informações mais importantes de cada departamento são armazenadas em um banco de dados centralizado e disponibilizada para todos os demais departamentos. Desta forma, as informações fluem de forma mais rápida e consistente por toda a empresa, evitando retrabalho, perda de tempo e inexatidão causada por erros humanos.

Resumidamente, o uso de um bom sistema ERP traz os seguintes benefícios para a empresa:

  • Automatização com ganho de tempo e confiabilidade
  • Maior organização das informações estratégicas
  • Melhor comunicação entre os vários departamentos
  • Maior rapidez na tomada de decisões administrativas
  • Visão mais clara e ampla da situação geral da empresa

 

TIPOS DE ERP

Os sistemas ERP podem ser agrupados e categorizados de acordo com vários critérios. Estes critérios podem trazer muitas vantagens e desvantagens. Vejamos abaixo alguns deles:

 

PRÓPRIO X TERCEIRIZADO

Um sistema ERP pode ser desenvolvido internamente pela empresa, este inclusive foi o modelo adotado por muitas grandes empresas pioneiras da informatização. A maior vantagem é a total adequação do sistema às necessidades da empresa uma vez que o desenvolvimento é feito por uma equipe interna. Os ajustes e correções também tendem a ser feitos mais rapidamente, já que os desenvolvedores tem exclusividade com a empresa. A maior desvantagem deste modelo é o seu alto custo devido às despesas com salários e encargos trabalhistas dos desenvolvedores.

Um software desenvolvido por empresas de informática especializadas quase sempre é a melhor solução. O custo de aquisição e manutenção é muito mais baixo além de permitir que a sua empresa mantenha-se focada na atividade principal dela, sem perder tempo, energia e recursos tentando dominar o desafiador mundo da tecnologia. Entretanto, é preciso pesquisar bem para se ter certeza de que o sistema irá se adaptar às necessidades da empresa e não ao contrário, com a empresa tendo que se adaptar às limitações do sistema, o que acaba acontecendo em muitos casos.

 

GRATUITO X PAGO

Hoje em dia existem no mercado muitas opções de sistemas de gestão gratuitos ou com a cobrança de um valor muito baixo. Pode ser uma alternativa viável para empresas muito pequenas terem a sua primeira experiência com a informatização. Entretanto é preciso ficar atento, afinal não existe nada “grátis” neste mundo, ainda mais quando se fala de sistemas complexos como um ERP. Geralmente as empresas de informática disponibilizam versões “gratuitas” com recursos e suporte bastante limitados para que os usuários avaliem a solução antes de adquirirem a versão “paga”.

Os valores pagos por um sistema de gestão empresarial devem ser encarados como um investimento. É importante ter em mente que você está pagando pela expertise de uma empresa, adquirida ao longo de muitos anos, para que ela faça a implantação, treinamento e manutenção de uma ferramenta que tem como propósito deixar a sua empresa mais organizada, eficiente e competitiva. Um bom ERP pode ajudar a sua empresa a dar um salto a frente dos concorrentes.

 

GENÉRICO X ESPECIALIZADO

Alguns processos administrativos são comum a vários tipos de empresas. Praticamente toda empresa tem fornecedores e clientes, contas a pagar e receber, compras e vendas. Se a empresa atua no comércio precisa controlar estoque de produtos, calcular comissões e emitir notas fiscais. Se for uma indústria precisa gerenciar matérias-primas, acompanhar ordens de produção e controlar o custo final do produto acabado. Existem sistemas de gestão construídos para atender as necessidade mais básicas de empresas de todos os segmentos.

Por outro lado, existem os sistemas especializados. Eles foram pensados e construídos para atender necessidades de um segmento específico, como por exemplo: consultórios médicos, escritórios de contabilidade, restaurantes, postos de combustível, indústrias de vestuário.  Muitas vezes são mais adaptáveis por terem recursos e funcionalidades que não são encontradas nos sistemas genéricos. Além disto, a equipe de suporte, por estar focada, conhece melhor a realidade do segmento em que atua.

 

LOCAL X NUVEM

Um sistema ERP local está instalado em um servidor da própria empresa que o utiliza. A vantagem é que isto deixa a empresa com o controle total do ambiente operacional do seu sistema de gestão. Por outro lado, deixa para a empresa também a responsabilidade de ter que lidar com a infra-estrutura e a tecnologia da qual o ERP depende para funcionar. Quase sempre é preciso contratar um profissional qualificado para lidar com servidor, modem, roteador, cabos de rede, sistema operacional, banco de dados e várias outras questões ligadas a tecnologia. Isto tira o foco da empresa e aumenta os custos da operação.

Já um sistema em nuvem está instalado em servidores fora da empresa, muitas vezes em outros países. O acesso é realizado a partir de qualquer dispositivo conectado à internet: computador, notebook, tablet ou smartphone. Você transfere para os profissionais qualificados a complicada tarefa de lidar com todas as questões técnicas e fica somente com os benefícios trazidos pelo seu ERP. A computação em nuvem iniciou uma nova era na história da informática.

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